Zorgeloze archiefopslag

Elk bedrijf en organisatie heeft de verplichting om de bedrijfsadministratie te bewaren. De bewaartermijn is afhankelijk van het soort document. Daarbij wil je sommige archiefstukken regelmatig kunnen raadplegen, terwijl je andere documenten vrijwel nooit meer in hoeft te zien. De vertrouwelijkheid van documenten kan eveneens verschillen. Hoe zorg je dan voor een zorgeloze opslag van al je archiefstukken met een 100% tijdige teruglevering? Met de archiefopslag van UTS natuurlijk!

Archiefopslag: gunstig en veilig

Wat als je medewerkers weinig kennis hebben van de bewaartermijnen en het lastig vinden om archiefstukken snel op te slaan of te hervinden? Of wat als je ruimtegebrek hebt? Dan is het voor je bedrijfsvoering gunstiger om het archief over te laten aan de specialisten van UTS. Wij staan voor betrouwbaarheid, veiligheid en hervindbaarheid. Onze medewerkers beschikken over een VOG verklaring en zorgen voor snel en veilig transport en opslag van documenten. Uiteraard helemaal afgestemd op de wensen en eisen van jouw organisatie. Als landelijke archiefdienstverlener bieden wij een goed bereikbaar netwerk van archiefdepots verspreid over heel Nederland. Via één loket krijg je toegang tot al onze archiefdiensten in Nederland. Kortom, jouw medewerkers en collega’s kunnen zich volledig richten op hun taken en er hoeft geen ruimte improductief te blijven. En toch heb je 24/7 digitaal toegang tot je archief.

Gratis plan van aanpak en gediplomeerd archivaris

Ook als je je archief beter toegankelijk wil maken of als er sprake is van een opschoningsachterstand kun je rekenen op de archiefspecialisten van UTS. Wij hebben gediplomeerde archivarissen in dienst en helpen je om de meest efficiënte en effectieve archiefopslag te realiseren. Met een gratis plan van aanpak, kies je zelf welke diensten je bij ons wilt onderbrengen.

Extra service en transparantie

Wij bieden ook restauratie- en reconstructiediensten aan voor je archief. In geval van calamiteiten kunnen we het verval van je archief dan vertragen of tot stilstand brengen. En tenslotte geven we je helder inzicht in bijvoorbeeld het aantal opvragingen, uitstaande dossiers of de kosten per afdeling.

Digitalisering

Wij kunnen projectmatig grote partijen scannen of een reeds bestaande digitale lijst importeren. De documenten worden dan in een archiefsysteem vastgelegd. Hierdoor worden de documenten beter toegankelijk en is het eenvoudiger om een document terug te vinden. Zelfs op woordniveau kun je het (digitale) archief doorzoeken. Het scannen van documenten kan overigens ook bij jou op locatie gebeuren. Met scanning-on-demand kunnen we op verzoek een specifiek document voor je scannen en toesturen. Dat is meestal sneller en goedkoper dan om het document fysiek aan je toe te sturen.

Beheer en vernietiging van je archief

Naast het opslaan van je archief, bewaken wij de bewaartermijnen voor je. Ruim voor het verstrijken van de termijn, ontvang je van ons bericht. Je ontvangt een vernietigingslijst en beslist welke documenten wij voor jou afvoeren. Deze archiefstukken gaan rechtstreeks vanuit ons depot naar de vernietigingslocatie. Hier worden je archiefstukken op verantwoorde wijze vernietigd. Je ontvangt van ons een Certificaat van vernietiging.

Soorten archiefopslag

Er zijn verschillende soorten opslag mogelijk voor je archief. Je kunt archiefopslag per meter krijgen, maar ook een afsluitbare archiefruimte is mogelijk. Wij maken onderscheid in dynamische opslag, semi-statische opslag en statische opslag. Wil je je documenten regelmatig kunnen raadplegen, dan is dynamische opslag de beste oplossing. Je documenten worden geregistreerd en in ons archiefsysteem opgenomen. Het opvragen van archiefstukken is eenvoudig en je ontvangt je bestelling snel. Zeker als het om digitale documenten gaat (zie hieronder). De semi-statische en statische opslag zijn meer bedoeld voor documenten die incidenteel opgevraagd worden en die een middellange of lange bewaartermijn hebben.