Een schoolverhuizing valt of staat met een verhuisplan
UTS Van der Geest verhuisde het VCL in Den Haag
UTS Van der Geest is een van onze meest ervaren verhuisbedrijven. Al sinds 1926 zijn zij actief in de branche. Als geen ander weten zij waar het om draait bij een verhuizing. Recent verhuisden zij het complete VCL (Vrijzinnig-Christelijk Lyceum) in Den Haag. “Een dergelijke verhuizing valt of staat met een duidelijk verhuisplan, in de vorm van een draaiboek”, vertelt directeur Richard van der Geest.
Vlekkenplan
“Een belangrijk onderdeel van het draaiboek is het maken van een vlekkenplan. Daarin staat onder andere omschreven wat er gestickerd moet worden en op welke manier. Wat moet er bijvoorbeeld op de sticker geschreven worden? Welke kleurcodering hanteren we per etage? En hoe omschrijven we vervolgens de lokalen of ruimtes? Op deze manier kunnen de verhuisdozen tijdens de verhuizing snel naar de juiste ruimtes worden gebracht.”
De facilitair coördinator
In het geval van het VCL in Den Haag stelde de facilitair coördinator van UTS Van der Geest het vlekkenplan op. Richard legt uit: “Onze facilitair coördinator is de spil van het project. Hij biedt begeleiding voor, tijdens en na de verhuizing. Zo verzorgt hij het vlekkenplan en onderhoudt het contact met de verantwoordelijke van de school. Tijdens zo’n grote schoolverhuizing merken we dat er intern veel vragen zijn. De facilitair coördinator is dan het aanspreekpunt voor de leerkrachten.”
”De verhuisdatum was een uitdaging”
Bij de verhuizing van het VCL kwam UTS Van der Geest voor twee uitdagingen te staan. Richard: “Ten eerste was het belangrijk om het moment van verhuizen goed te plannen. De complete verhuizing nam in dit geval ongeveer anderhalve week in beslag. Het is niet wenselijk om leerlingen en medewerkers al die tijd verlof te moeten geven. Bovendien moest er twee keer verhuisd worden. Eerst naar een tijdelijke locatie, daarna weer terug naar de gerenoveerde locatie. Beide verhuizingen hebben we daarom vlak voor de zomervakantie gepland. Leerlingen kregen enkele dagen verlof en na de eerste vakantieweek was de verhuizing afgerond. De leerkrachten hadden zo ook ruim de tijd om hun spullen uit te pakken en op orde te brengen voordat de lessen weer zouden beginnen.”
Logistieke oplossingen
De tweede uitdaging was een logistiek probleem. “Voorafgaand aan de verhuizing brachten wij de locaties in beeld. Waar kunnen we met vrachtauto’s staan? Moeten er vergunningen worden aangevraagd? Zijn er afzettingen nodig? Dat soort zaken lopen we dan na. Bij deze verhuizing was door de aannemer aan ons doorgegeven dat er op een bepaalde etage een raam kon worden verwijderd. Echter, op de eerste verhuisdag bleek dit toch niet mogelijk. Daarom hebben we ter plaatse een glaszetter geregeld om een ander raam eruit te halen. Ook waren rijplaten nodig om de vrachtauto’s naar dat raam te kunnen rijden. Zoiets vergt even wat creativiteit, maar dat maakt ons vak ook zo mooi!”, besluit Richard.